吴江开发区、汾湖高新区(黎里镇)、吴江高新区(盛泽镇)、东太湖度假区(太湖新城)管委会,各镇人民政府,各街道办事处,区各有关单位:
为进一步落实行政执法“三项制度”,加强全区行政执法规范化建设工作,区建设法治政府工作领导小组办公室制定了《苏州市吴江区现场执法视音频记录使用管理工作规定》《苏州市吴江区行政执法案卷管理规定》,现印发给你们,请认真贯彻执行。
苏州市吴江区建设法治政府工作领导小组办公室
2021年2月20日
苏州市吴江区现场执法视音频记录使用管理工作规定
第一章 总则
第一条 为进一步加强行政执法工作,规范执法音像记录设备的使用和管理,有效减少行政执法风险和执法投诉、信访、复议、诉讼,维护行政执法人员及当事人合法权益,根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政强制法》、国务院办公厅《关于印发推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度试点工作方案的通知》(国办发〔2017〕14号)、国务院办公厅《关于全面推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度的指导意见》(国办发〔2018〕118号)等相关法律法规和文件规定,结合我区实际,特制定本规定。
第二条 本规定所称的现场行政执法视音频记录工作,是指行政执法机关利用执法音像记录设备对现场执法活动进行全过程视音频同步记录,并对现场执法视音频资料进行收集、保存、管理、使用等工作。
第三条 本规定所称的执法音像记录设备,是指行政执法机关及其执法人员,对行政执法行为进行音像记录所使用的照相机、录音机、摄像机、执法记录仪、手持执法终端和视频监控等记录设备。
第四条 行政执法机关及其执法人员使用执法音像记录设备对执法全过程进行同步录音录像应遵循同步摄录、规范管理的原则,确保视听资料的真实性、合法性和有效性。
第二章 配备
第五条 行政执法机关应当按照工作需要,结合行政执法实际,配备必要的音像记录设备。
第六条 行政执法机关应当根据现场执法需要,为每名一线执法人员配备现场执法记录仪或者手持执法终端。
现场执法记录仪或者手持执法终端,应当符合以下技术性能要求:
(一)具备高清分辨率及较高像素,能够清晰、准确、完整记录执法过程;
(二)电池容量及存储内存较大,能够长时间、不间断进行录音录像;
(三)内置芯片运算速度较快,耗能较低,能够流畅操作,摄录不卡顿;
(四)摄录文件完整性、保密性较好,能够保证音像记录资料不易删改,真实完整;
第七条 根据特殊执法需要,可以适当配备具备红外夜视、GPS定位、数据无线实时上传等其他功能的音像记录设备。
第八条 执法音像记录设备使用实行“谁使用,谁负责”的原则,使用人员应当严格按照设备使用说明书和本规定操作。
第三章 使用
第九条 行政执法人员应当做好执法音像记录设备使用前的检查工作,确保设备无故障,电池电量充足,内存卡有足够的存储空间,并按照当前日期、时间调整好设备时间,保证设备的正常使用。
第十条 现场执法记录仪应当佩戴在行政执法人员左肩部或者左胸部等有利于取得最佳声像效果的位置。在现场执法取证时,行政执法人员可以手持执法记录仪进行记录。
第十一条 行政执法人员在使用执法视音频执法时,除紧急情况外,行政执法人员应当事先告知当事人使用执法视音频开展现场执法的情况。告知的规范用语是:“你好,为保护你的合法权益,同时监督我们执法部门的执法行为,本次执法过程将全程录音录像。”
行政执法人员在整个执法过程中要注意严格履行法定程序,使用执法规范用语。
第十二条 开展现场执法视音频记录时,应当对执法过程进行全程不间断记录,自到达现场开展执法活动时开始,至执法活动结束时停止。
第十三条 行政执法人员在实施以下执法行为时,应当使用执法音像记录设备进行现场记录:
(一)现场执法检查;
(二)处置各类投诉、举报案件;
(三)调查取证、证据先行登记保存;
(四)举行听证会;
(五)当事人或有关人员拒绝接受调查、拒绝在相应执法文书上签名或者盖章、拒绝提供证据的;
(六)实施查封、扣押等行政强制措施;
(七)送达执法文书;
(八)其他容易引发争议的执法过程。
第十四条 音像记录过程中,行政执法人员应当对现场执法活动的时间、地点、执法人员、执法行为和音像记录的摄录重点等进行语音说明,并告知当事人及其他现场有关人员正在进行音像记录。
第十五条 音像记录应当重点摄录下列内容:
(一)执法现场环境;
(二)当事人、证人、第三人等现场有关人员的体貌特征和言行举止;
(三)重要涉案物品及其主要特征,以及其他证明违法行为的证据;
(四)执法人员对有关人员、财物采取措施的情况;
(五)执法人员现场制作、送达法律文书的情况;
(六)应当记录的其他重要内容。
第十六条 行政执法人员使用执法视音频记录设备进行记录的同时,使用《现场检查(勘验)笔录》等现场记录文书的,应当在文书中记明执法视音频记录的情况,文书记载的时间应当与相应的执法视音频记录时间一致。
第十七条 在开展专项整治、强制拆除及其他预判可能出现暴力抗法的执法现场,除使用执法记录仪外,还应安排专人使用摄像机、带视频摄录功能的照相机等设备,进行全过程、多角度拍摄。
第十八条 因不可抗拒事由或涉及当事人个人隐私等特殊原因无法或不宜同步录音录像的,经行政执法机关负责人同意后,可以不予同步录音录像。
第十九条 现场执法视音频记录过程中,因设备故障、损坏,天气情况恶劣或者电量、存储空间不足等客观原因而中止记录的,重新开始记录时应当对中断原因进行语音说明。确实无法继续记录的,应当立即向所属部门负责人报告,并在事后书面说明情况。
第四章 管理
第二十条 行政执法机关应当建立健全执法视音频记录资料管理制度。执法办案部门应当指定专门人员作为管理员,负责管理设备、资料。
第二十一条 行政执法机关应当对执法视音频设备进行统一存放、分类管理。行政执法人员应当在开展执法活动前领取执法视音频设备,并对电量、存储空间、日期时间设定等情况进行检查,发现设备故障、损坏的,应当及时报告管理员。
对执法视音频设备应当妥善保管、定期维护。
第二十二条 行政执法人员应当在当天执法活动结束后,将执法视音频记录资料导出保存。连续工作、异地执法办案或者在偏远、交通不便地区执法办案,确实无法及时移交资料的,应当在返回单位后二十四小时内移交。
第二十三条 行政执法机关将视音频记录作为证据使用的,应当按照有关要求,制作文字说明材料,注明制作方法、制作时间、制作人和证明对象等信息,属于声音资料的,应当附有该声音内容的文字记录,并将其刻盘存储后附卷,与相应的行政执法案卷保存期限一致。
其他视音频记录保存期限不少于二年。
第二十四条 对于需要采取刻盘存储方式的视音频资料,行政执法机关应当制作《执法视音频设备摄录内容刻盘存储记录表》,详细记录执法人员姓名、摄录人员姓名、摄录起止时间、摄录地点、所用执法音像记录设备品牌型号和编号、录音录像格式、长度等情况,并由参与案件办理的所有执法人员签名,经行政执法机关负责人签字存档备查。
第二十五条 公安机关、检察机关、人民法院等部门因办理相关案件需要查阅视音频资料的,应当经行政执法机关负责人批准,并由管理部门对查阅单位、查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅内容等情况进行登记。
第二十六条 视音频资料作为执法办案证据使用需要移送公安机关、检察机关、人民法院的,应当由执法办案部门负责人报经行政执法机关负责人批准,由执法办案部门统一提供,并复制留存,同时对接收单位、接收人、移送事由、移送时间等情况进行登记。
第二十七条 行政执法机关内部各部门之间因工作需要查阅视音频资料的,应当报经行政执法机关负责人批准,由管理部门统一提供,同时对查阅部门、查阅人、查阅事由、查阅时间、查阅内容、归还时间等情况进行登记。
第五章 监督
第二十八条 任何单位和个人不得剪接、删改原始现场执法视音频资料,未经批准不得擅自对外提供或者通过互联网及其他传播渠道发布现场执法视音频资料。
现场执法视音频资料涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的,应当按照有关法律法规的要求予以保密。
第二十九条 行政执法人员使用执法视音频记录设备时,严禁下列行为:
(一)应当使用而不使用执法视音频记录设备,或者不按规定进行记录的;
(二)删减、修改视音频记录的原始音像资料的;
(三)私自复制、保存或者传播、泄露执法视音频记录的;
(四)利用执法视音频记录设备记录与执法无关活动的;
(五)故意毁坏执法视音频记录设备或者存储设备的;
(六)其他违反本规定的行为。
第三十条 行政执法机关应当对以下工作进行经常性监督检查,并纳入本单位执法考核:
(一)对规定事项是否进行现场执法视音频记录;
(二)对执法过程是否进行全程不间断记录;
(三)现场执法视音频资料的移交、管理、使用情况;
(四)执法音像记录设备的保管维护情况。
第三十一条 对违反本规定,具有下列情形之一的,应当依照有关规定追究相关单位和人员的责任:
(一)对应当进行现场记录的执法活动未予记录,影响案件处理或者造成其他不良影响的;
(二)剪接、删改、损毁、丢失现场执法视音频资料的;
(三)擅自对外提供或者公开发布现场执法视音频资料的。
第六章 附则
第三十二条 本规定由区建设法治政府领导小组办公室负责解释。
第三十三条 本规定自印发之日起实施,之前相关规定与本规定不一致的,以本规定为准。今后上级出台的新规定与本规定有不一致的地方,以上级规定为准。各行政执法部门上级条线另有规定的,按条线部门规定执行。
附件:
行政执法人员规范用语(试行)
一、总体要求
行政执法人员在执法过程中,应牢记严格执法、规范执法、公正执法、文明执法,做到依法依规、语言文明、态度得体。
二、执法检查规范用语
1.你好,我们是×××机关的行政执法人员×××、×××,今天我们依法对××情况进行执法检查,这是我们的执法证件,请你配合我们做好检查工作,谢谢你的支持。
2.你好,我们是××机关的行政执法人员×××、×××,现依法就××问题向你询问,请你如实回答,你听清楚了吗?
3.请你出示××证件、材料。
4.请你核对检查笔录,如无误,请你在此处签署“以上共×页笔录,我已看过,记录属实”的意见和你的名字,如有误,我们将予以更正,谢谢。
5.通过检查,我们发现××问题,请你(你单位)在×日内予以整改,我们将根据调查情况作进一步处理。
三、简易程序规范用语
1.你好,我们是×××机关的行政执法人员×××、×××,你的行为违反了《××法》第×条第×款关于××规定,根据《××法》第×条第×款规定,我们拟对你作出××行政处罚。根据规定,你现在有权进行陈述和申辩。
2.你好,这是《当场行政处罚决定书》,请你在上面签字,谢谢你的合作。
3.你好,《当场行政处罚决定书》现交给你,请你保存。你可以在今日起六十日内,依法向×××或×××申请行政复议,或者六个月内向×××人民法院提起行政诉讼。(备注:法律另有规定的,从其规定。下同)
4.你好,这是罚款收据,请你收好。
四、一般程序规范用语
1.我们是×××机关的行政执法人员×××、×××,现依法对你进行询问调查。你应当如实回答我们的询问并协助调查,作伪证或者隐匿证据要承担法律责任,你听清楚了吗?
2.请你配合调查,如实说出你知道的事实,并提供相关的书证和物证,听明白了吗?
3.今天是×年×月×日,××机关的行政执法人员×××、×××到××单位(公司)进行××。为保护你的合法权益,监督我们的执法行为,本次执法全程录音录像。
4.请你现在阅读《现场检查(勘验)笔录》,然后逐页签字或盖章确认,谢谢你的配合。
5你好,为查清××案情,依照《××法》第×条第×款关于××规定,我们将对××物品进行先行登记保存,这是《证据登记保存清单》,请你核对,如无误,请签字,谢谢你的配合。
6.你好,这是《查封(扣押)决定书》及清单,请你核对并签字。如果你对本决定有异议,可从今日起六十日内依法向×××或×××申请行政复议,或在六个月内依法向×××人民法院提起行政诉讼。
7.你好,这是《行政处罚告知书》,请你收好并在《送达回证》上签字。如果你有异议,你有权在收到本告知书之日起三日内向×××进行陈述申辩、申请听证,逾期不陈述申辩、申请听证的,视为放弃上述权利。
8.你好,这是《行政处罚决定书》,请你收好并在《送达回证》上签字。如果你对本处罚决定不服,你有权在收到本处罚决定书之日起六十日内依法向×××或×××申请行政复议,或在六个月内依法向×××人民法院提起行政诉讼。
9.你好,这是《××××》,你拒绝签字接收,依照法律规定,这是×××,我们将请他作为见证人,通过留置送达方式进行送达,并对留置送达过程进行全程同步录音录像。
10.你好,这是《××缴款通知书》,请你收好,并在×日内到××银行交纳罚款。根据《中华人民共和国行政处罚法》第五十一条的规定,逾期不履行行政处罚决定的,我们可以采取下列措施:(一)到期不缴纳罚款的,每日按罚款数额的百分之三加处罚款;(二)根据法律规定,将查封、扣押的财物拍卖或者将冻结的存款划拨抵缴罚款;(三)申请人民法院强制执行。
苏州市吴江区行政执法案卷管理规定
第一条 为切实推进法治政府建设工作,落实行政执法责任制,加强行政执法管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、国务院办公厅《关于印发推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度试点工作方案的通知》(国办发〔2017〕14号)、国务院办公厅《关于全面推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度的指导意见》(国办发〔2018〕118号)、《苏州市行政执法案卷制作规范》及省市关于推进执法规范化建设工作的精神要求,结合我区实际,特制定本规定。
第二条 本规定适用于全区行政执法机关在执法办案时形成的案件卷宗材料的日常管理。
第三条 本规定所称的行政执法案卷,是指行政执法机关在办理行政处罚案件时所形成或者收集的执法文书、证据及其他相关文书材料,按照一定顺序排列并装订归档的案件档案。
第四条 行政执法案卷由案卷封面、卷内目录、文书材料、证物袋、备考表等组成。
行政执法案卷分为简易程序案卷和一般程序案卷。一般程序案件按照年度、机构和一案一号等要求予以单独立卷。简易程序案件可以按照类别、事由、时间等分类,分别合并立卷。
第五条 行政执法案卷实行统一管理、分级负责的原则,不得分散在个人手中。
第六条 行政执法案卷材料在办案阶段管理实行“谁办案、谁管理、谁负责”的原则。
第七条 行政执法案卷管理遵循统一、规范的原则。行政执法机关应当建立健全管理制度,确保案卷材料的完整、安全。
第八条 行政执法机关要加强执法案卷日常管理,建立《案卷管理登记簿》,落实案卷登记、交接、借阅、转递制度,按要求做好记录,防止案卷丢失或损坏。
第九条 行政处罚简易程序案件归档材料包括:
(一)当场处罚决定书;
(二)罚款收据;
(三)现场执法视音频资料;
(四)其他文件材料。
第十条 行政处罚一般程序案件归档材料包括:
(一)立案材料。包括投诉举报信函、投诉受理记录、案件移送函、立案审批表等;
(二)调查取证材料。包括现场(勘验)检查笔录、现场照片、现场示意图、责令改正通知书、询问笔录、证人证言、协助调查材料、行政强制措施材料、鉴定材料、身份证明等;
(三)审查决定材料。包括案件调查终结审批表、行政处罚(听证)告知书、陈述申辩笔录、听证笔录、重大行政处罚决定集体讨论记录、行政处罚决定书等;
(四)处罚执行材料。包括送达回执、罚款收据、执行情况记录、行政决定履行催告书、强制执行决定书、结案审批表等;
(五)执法视音频记录资料。
当事人提起行政复议或者行政诉讼形成的文件材料,可合并入原案卷保管,或另立卷保管。
第十一条 行政执法机关对受理的不属于本机关管辖的行政处罚案件,应按规定将相关的调查取证等材料及涉案物品移交有管辖权的单位,并严格履行登记、交接手续。
第十二条 案卷材料在办案期间原则上应由案件主要承办人员负责保管。主要承办人员更换的,要在办案部门主管负责人的监督下做好交接登记。
第十三条 一般行政案件,应当在结案后五日内交法制科室或者法制员进行考评监督后,由本机关指定的专人装订归档,随时准备上级业务部门、执法监督部门抽查考评。
第十四条 行政执法案卷原则上不予外借,因行政复议、诉讼、执法检查、案卷评查等原因需要利用行政执法案卷的,应当经行政执法机关负责人同意。利用者不得拆卷、抽取文件材料或者涂改、勾划、圈点、污损案卷,以维护档案的完整。对损坏档案的行为应按有关规定处理。
第十五条 对已经归档的行政执法案卷,不得修改案卷内容,不得私自增加或者抽取案卷文件材料。确实需增加案卷文件材料的,应当在征得行政执法机关负责人书面同意后,按照立卷归档的相关规定办理,并说明情况。
第十六条 行政执法机关应当根据工作需要和案卷数量配置相应的档案库房、档案柜、档案装订器材、温湿度调控设备和其它必要的设备,并指定专人管理。档案库房要符合防火(高温)、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防虫鼠等要求。
第十七条 案件结案后,立卷人应当及时将案件处理过程中形成的各种文书和材料进行收集整理。材料整理应当符合下列规定:
(一)能够采用原件的材料应当采用原件,不得以复印件代替原件存档;
(二)整理时应拆除文件上的金属物,超大纸张应予折叠成A4纸大小,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪色的文件、热敏传真纸文件应予复制;
(三)横印文件材料应当字头朝装订线摆放;
(四)文件材料装订部分过窄或有字的,用纸加宽装订,纸张小于卷面的用A4纸进行托裱;
(五)需要附卷保存的信封,应当打开展平后加贴衬纸或者复制留存,邮票不得撕揭。
第十八条 案卷内各种文书材料,一般只保存一份,重份的文书材料一律剔除。多余的处罚决定书,以备日后查考,可将其夹在已装订好的卷内。常用法律、法规、司法解释复印件以及与本案无关的材料不需要入卷。
第十九条 案卷材料要整齐,合乎规格。实物要拍成照片,卷内文书材料的排列要反映出案件发展和处理过程。案卷厚度一般控制在二百页以内,超过二百页的可另立分卷。
第二十条 对于难以入卷保存的物证、视听资料、电子数据等证据材料,有条件的,可以拍摄、冲洗或者打印后入卷;难以拍摄、冲洗或者打印的,应当将相关证据材料装入证据袋另行保存,并在卷内备考表注明。
第二十一条 卷内文书材料经过系统排列后,应当逐页统一编号。文书材料的页码应当使用阿拉伯数字,正面书写在右上角,背面书写在左上角,背面无字迹的不编页号。
第二十二条 案卷装订采用统一印制的案卷封面。坚持“一案一卷”的原则。纸张的大小、页码的标注、折叠、粘贴、裱糊处理要规范。
第二十三条 案卷装订时左边和下边取齐,采用三孔一线的方法在左边装订,装订要牢固、整齐,不压字迹,不要漏订,便于翻阅。长度应在十八公分左右。
第二十四条 卷内备考表的编制应当符合档案管理要求,卷内备考表内容一般包括:
(一)本卷情况说明:说明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的数量,缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,组卷情况;
(二)立卷人:由责任立卷者签署;
(三)检查人:由档案质量审核者签署;
(四)立卷时间:完成档案立卷的日期。
第二十五条 办案人员与档案管理人员交接案卷材料,应认真核对并办理相关登记手续。
第二十六条 凡违反本规定造成案卷材料毁损、丢失,使案件无法进行工作和违法嫌疑人逃避法律惩罚的,由所在单位依据《档案管理违法违纪行为处分规定》对当事人进行责任追究。
第二十七条 案卷立卷规则及装订顺序按照《苏州市行政执法案卷制作规范》的规定执行。
第二十八条 行政许可、行政确认、行政强制、行政裁决、行政征收等其他行政执法案卷可参照本规定执行。
第二十九条 本规定由区建设法治政府领导小组办公室负责解释。
第三十条 本规定自印发之日起实施,今后上级规定与本规定不一致的,以上级规定为准。各行政执法部门上级条线另有规定的,按条线部门规定执行。