各预算单位,吴江开发区、汾湖高新区、盛泽镇、东太湖度假区、平望镇财政和资产管理局,各分局:
为进一步规范政府采购活动,夯实采购人主体责任,推进采购人内控制度建设,切实发挥政府采购政策功能,推动政府采购工作提质增效,现就做好2023年政府采购工作有关事项通知如下,请认真贯彻落实。
一、全面落实采购人主体责任
(一)公开采购意向。采购人要严格按照《层转省财政厅关于做好政府采购意向公开工作的通知》(吴财采字〔2021〕13号)规定,在委托采购代理机构开展采购活动前公开采购意向,公开时间原则上不得晚于采购活动开始前30日。采购人可选择一次性将全年的项目全部公开,也可在单个项目采购公告上网前公开。具备条件的采购人可适当提前开展采购意向公开工作,以保证采购项目的及时开展。对年中新增采购项目以及实行临时采购预算执行制度的采购项目,应当按规定及时公开采购意向。
采购意向仅作为供应商了解各单位初步采购安排的参考,采购项目实际采购需求、预算金额和执行时间以预算单位最终发布的采购公告和采购文件为准。采购意向一经公开,不应随意更改。
(二)依法选择代理机构。采购人应当根据项目特点、采购代理机构专业领域和综合信用评价结果,自主择优选择采购代理机构,签订委托代理协议,明确委托范围和双方权利、义务等事项。任何单位和个人不得以任何方式为采购人指定采购代理机构。
采购人采购集中采购目录内、50万元以上的货物和服务项目,应当依法委托集中采购机构代理采购。采购项目同时包含集中采购目录内和目录外品目,且金额达到50万元以上的,采购人应委托集中采购机构代理采购。采购金额大、社会关注度高、与社会公共利益或公共安全关系密切的重大分散采购项目,采购人可商请委托具备相应专业能力的集采机构代理采购。
(三)合理确定采购方式。单项或批量采购金额在400万元以上的货物、服务项目,应当采用公开招标方式;采购金额在400万元以下的,由采购人依法自行选择采购方式。采购金额在400万元以上、符合单一来源等其他法定采购方式适用情形的,经苏州市财政局批准后可采用非公开招标方式采购。
采购金额在50万元以上、400万元以下,符合《政府采购法》第三十一条第一项规定情形“只能从唯一供应商处采购”的政府采购项目,经主管预算单位批准,可采用单一来源采购方式。采购人或者采购代理机构应组织具有相关经验的专业人员与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量,做好协商情况记录,将成交公告和采购合同依法进行公示。合同备案时需提供主管预算单位批准的证明和采购协商情况记录。
(四)做好框架协议采购工作。服务器、台式计算机、便携式计算机、信息安全设备、多功能一体机、打印机、扫描仪、乘用车、多用途货车、空调机、家具、财产保险服务、车辆加油、添加燃料服务等13个品目实行全省联动框架协议采购,采购人应通过“苏采云”系统确定第二阶段成交供应商。印刷服务、审计服务等品目实行全市联动框架协议采购,采购人应通过“苏州市政府采购网上商城”直接选定或二次竞价方式确定第二阶段成交供应商。在确定第二阶段成交供应商前,采购人需先登录预算管理一体化系统,填报政府采购实施计划,采购方式选择框架协议。
除实行全省联动、全市联动框架协议采购的品目外,集中采购机构或者主管预算单位(征集人)拟开展框架协议采购工作的,应严格按照《政府采购框架协议采购方式管理暂行办法》(财政部令第110号)等规定,实行电子化采购。征集人应将框架协议采购纳入本单位政府采购内部控制制度,在采购需求、采购方案拟定、征集活动组织、成交供应商确定、成交结果公告等重点环节全面落实主体责任,确保框架协议采购工作规范透明开展。
(五)依法签订采购合同。采购人应按照《苏州市政府采购促进中小企业发展实施意见》在中标(成交)通知书发出之日起15日内与中标(成交)供应商签订政府采购合同,无正当理由不得拒绝或者拖延合同签订。所签订的政府采购合同不得对采购文件已确定事项和供应商的投标、响应文件作出实质性修改,采购人不得向中标、成交供应商提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。
(六)做好政府采购项目履约验收。采购人应当依法组织履约验收工作。采购文件及政府采购合同中应明确履约验收的时间、方式、程序、标准等内容,采购人应根据合同约定对供应商履约情况进行验收,并出具验收书。验收书应当包括每一项技术、服务、安全标准的履约情况。有关政府向社会公众提供的公共服务项目,验收时应当邀请服务对象参与并出具意见,验收结果应当向社会公告。
(七)及时支付采购资金。采购人应根据合同约定及履约情况,及时向中标 (成交) 供应商、网上商城供应商支付采购资金,不得拖欠资金账款。按照《保障中小企业款项支付条例》等有关要求,采购人应当自收到发票后15日或货物、服务、工程交付之日起30日内交付款项,最长不得超过60日,不得以机构变动、人员更替、政策调整等理由变相拒绝或延长付款期限,不得将采购文件和合同中未规定的义务作为向供应商付款的条件。积极鼓励采购人以数字人民币形式支付合同款项,助推政府采购数字化转型。
(八)做好质疑答复工作。采购人、采购代理机构应高度重视供应商提出的询问或质疑,在充分调查研究的基础上进行答复。对于被询问、质疑事项成立的,应当对有关事项及时纠正并作出书面答复;对于被询问、质疑事项不成立的,应在书面答复中载明具体理由和依据。采购人收到供应商质疑函后2个工作日内、作出答复前,应将质疑材料、答复材料抄送财政部门及主管部门,并同步报送各单位所在派驻纪检监察组。
(九)妥善保管政府采购档案。采购人作为政府采购档案管理的主体,应当妥善保管政府采购项目档案,保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年,可以采用电子档案方式保存。政府采购项目档案包括政府采购计划报批单、采购文件、评审报告、中标(成交)供应商投标(响应)文件、开标及评审活动的音像资料、履约验收资料、与质疑或投诉有关的资料、单位内部开展需求调研资料、相关事项集体决策与内部审查资料等。
(十)规范进口产品集中审核工作。每年初,各主管预算单位应梳理、归类和汇总本部门及所属单位的拟进口产品计划,形成年度进口产品集中待审表,统一组织专家论证,并于当年度6月30日前登陆“苏州市政府采购审批系统”提交审核申请。集中审核结果自审核通过之日起一年内有效。
二、建立健全政府采购内控制度
完善的政府采购内控制度是做好政府采购工作的基础。采购人应按照《关于进一步加强政府采购内部控制制度建设的通知》(吴财采字〔2020〕13号)和《关于促进预算单位完善政府采购内部控制的通知》(吴财采字〔2020〕14号)有关规定建立健全政府采购内控制度,严格对照内控制度进行政府采购活动,强化对内控制度的执行管理,定期检视内控制度的有效性和严密性,对执行过程中发现的内控制度遗漏事项,应当及时进行补充完善。政府采购内控制度应当包括采购预算与计划管理、采购需求管理、采购程序、合同签订、履约验收、资金支付、询问质疑、档案保管、自行采购项目的实施等内容。
三、加大支持中小企业力度
(一)提高中小企业合同份额。采购人、采购代理机构应按照支持中小企业发展有关要求,落实面向中小企业采购预留政策和价格扣除机制。
1.统筹制定预留采购份额方案并严格执行。在编制部门预算时,主管预算单位应统筹制定本部门及所属单位面向中小企业预留采购份额方案,并于每年6月底前在苏州市政府采购网上公开本部门上一年度预留项目执行情况。采购人应当按照预留采购份额方案开展采购活动,确需变更方案的,应当经主管预算单位同意。拟不专门面向中小企业预留采购份额的,应当对照《政府采购促进中小企业发展管理办法》(财库〔2020〕46号,以下简称《管理办法》)第六条第二款、第十条的情形说明原因,并将相关材料留存备查。
2.扩大预留中小企业项目范围。采购限额标准以上、400万元以下的货物、服务和工程项目,除《管理办法》第六条规定的情形外,采购人应当将采购项目整体预留,专门面向中小企业采购;超过400万元的采购项目中适宜由中小企业提供的,主管预算单位应统筹本部门及所属单位该类采购项目情况,灵活采取整体预留、预留采购包、大企业与中小企业组成联合体、大企业向中小企业分包等形式将其预算总额的40%以上预留给中小企业。
3.提高小微企业价格评审优惠幅度。对未预留份额专门面向中小企业采购的,以及预留份额项目中的非预留部分采购包,要对符合规定的小微企业报价给予10%~20%(工程项目为3%~5%)的扣除,采用综合评分法的项目,原则上给予20%(工程项目为5%)的扣除;大中型企业与小微企业组成联合体或者大中型企业向小微企业分包的,对联合协议或者分包意向协议约定小微企业合同份额占到合同总金额30%以上的,要对联合体或者大中型企业的报价给予4%~6%(工程项目为1%~2%)的扣除,采用综合评分法的项目,原则上给予6%(工程项目为2%)的扣除。优惠比例应当在采购文件中列明。
(二)规范保证金收取和退还。全面取消政府采购投标保证金。确需收取履约保证金的,应当允许供应商自主选择以支票、汇票、本票、保函等非现金形式缴纳或提交。收取履约保证金的,应当在采购合同中明确约定履约保证金退还的方式、时间、条件和不予退还的情形,明确逾期退还履约保证金的违约责任。
(三)完善资金预付制度。采购人应在采购文件、采购合同中约定预付款事项,预付款比例原则上不低于合同金额的30%,以人工投入为主的采购项目,可适当降低预付款比例,但原则上不低于10%。
苏州市吴江区财政局
2023年3月21日
(此件公开发布)